インサイドセールスが展示会で効果を最大化するためのオペレーション設計について

セールスリクエスト原です。
コロナ禍も徐々に終焉の兆しが見えはじめ、オフライン展示会への出展を再開した企業様も増えているかと思います。

オフライン展示会は短期間の間で対面で見込み顧客にショートピッチし、更に反応もダイレクトに受け取れる最高の場。

そんな展示会の効果を最大化するためには展示会前後のオペレーション設計が肝になると言っても過言ではありません。

そこで展示会出展時にインサイドセールスが対象顧客から商談獲得数を最大化するためのオペレーション設計のポイントをお伝えします。

展示会にこれから出展予定の企業様の参考になれば幸いです。

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1.展示会前の対応事項

展示会前に確認すべき事項として、下記のような項目を事前にすり合わせた上でオペレーションを確定しておくとスムーズに顧客フォローが実施可能となります。

• リードのTier決め
• 目標リード数
• 目標リード数から逆算したフォローリソースの調整
• 他部署への連携
• 最短フォローのタイミング
• リードの受け渡し方法
• メールの送付内容
• 商談化基準のすり合わせ

上記において大事なポイントをいくつか紹介していきます。

リードの受け渡し方法

フォローの連携スピードを阻害する要因はリードの受け渡し方法と言っても過言ではありません。名刺情報を当日中にCRM登録するためのツール（SmartVisca・Sansanなど）の契約を事前に行なうだけでなく、名刺情報を登録するためのスタッフを確保しておきましょう。
またCRM登録時は最低でも”リードソース”と”ヒアリング後の判定結果”が把握できるよう登録しておきましょう。

フォローリソースの調整

リード獲得目標を大幅に上回り架電リソースが不足して結局半分以上フォローしきれずお礼メール送付後、未接触顧客多数という状況はよくあるケース。

事前にリソース不足を見越して、営業やカスタマーサクセスなど他部署にサポートを依頼し、サポートを依頼したメンバーは架電時間を確保（カレンダー登録）してチームでコミットできる体制をつくれば、リソース不足を補うことが可能です。（依頼しているIS代行会社にも事前に伝えておくのは必須ですね）

メールの送付内容

参加者は山程メールを受け取ってることを理解した上で差別化していくことは必須です。即オプトアウトされる状況と言っても過言ではないです。
顧客から自社の“正しい認知”を獲得をしていくためのメールを送付していきましょう。

差別化するためのメール例
・ブース写真をメールのヘッダーに差し込む
・キラーコンテンツを同時送付する
・プレゼント企画を用意する
・オファー内容を商談打診だけでなく複数用意する

商談化基準のすり合わせ

展示会に参加する顧客は資料請求などのインバウンドとは当然異なるため、課題が顕在化されているわけではありません。
まずは“自社の正しい認知を取得する”ことから始まります。これらを意識した上で健在層刈り取りの意識は捨て、営業リソースと照らし合わせた上で商談化基準を決めていきましょう。

2.展示会後の対応事項

続いて展示会後のフォローについて紹介していきます。
展示会後はとにかくスピードと数が勝負の決め手。顧客の記憶が鮮明のうちにフォローを行うのが鉄則です。
下記事項を中心にオペレーション設計を確立しておきましょう。

Tierリードを誰が担当するのか確立する

誰がTierリードへフォローをするのか予め決めておくのは必須です。社内メンバーは通常業務の兼務なのでリソース不足はどの企業も同じです。
自社として必ず接点構築したいTierリードは、アウトバウンド・インバウンド双方でもリード獲得が難しいのは自明。
誰をアサインするのか決めておかないとTierリードに誰もフォローしてないという状況になってしまいます。
エースのインサイドセールスを担当にしておけばベストです。

フォローメール配信日・文面準備を確立する

フォローメールの配信はマーケティングチームのタスクのケースが多いですが、インサイドセールス側もしっかりと期日、内容含めコントールしておくことで、顧客接点を取るまでのスピードを早めることができます。

展示会最終日以降にしかリードがパスされない、フォローメール配信が翌週といった事象が起きると、競合サービスにスピードで差をつけられてしまいます。

フォローメール後の架電のオペレーションを確立する

フォローメール後の架電アプローチのオペレーションも最適化しておきましょう。展示会においては情報収集目的の顧客が多く、数多くの営業電話を受けている可能性が高いです。優先度と回数を決めて接触数を最大化していきましょう。

ポイント
・オファー内容を複数用意すること
（資料送付許可・セミナー案内・商談打診）
・フォローの優先度を決めておく（規模or部署or役職）
・優先度に応じて何回まで追客するのか決めておく

展示会用のトークスクリプトを確立

トークスクリプトも架電メンバーに一存せず、チームとしての方針を決めておくことが大事です。

展示会に参加される方々は情報収集目的で来場しており、自社のサービス導入検討をしているという顧客は少数です。
アポ打診の一辺倒だと明らかに顧客体験が悪化します。
”導入目的でなくとも、個別情報提供が可能”といった文脈でコールをしていくことが重要です。

ポイント
・まずは不信の突破に努めること
　・自社の正しい認知獲得をしてもらうこと
　・クローズドクエスチョンでニーズを確認すること（オープンクエスチョンは興味がないと何も答えられない）
　・ニーズ確認後、サービス（事例）資料送付許可の承諾を取ること
・ニーズ喚起を行い商談打診を行うこと
　・ニーズ確認が出来ていればオープンクエスチョンを用いてヒアリング
　・ヒアリング結果をもとに提案を行い商談打診を行うこと

3. まとめ

展示会での効果を最大化するためにはインサイドセールスだけではなく他部署と連携しながら進められるかが鍵となってきます。

• 事前に各部署とのコンセンサスを取りオペレーション設計する
• 展示会リードの属性を理解し、顧客体験向上を意識したフォローをしていく

上記の事を意識してオペレーション構築を構築することがおすすめです。
本記事が少しでも参考になりましたら幸いです！

展示会に出展したいけどリソースが足りない、オペレーション設計から手伝って欲しい、メール送付までやってほしいと言った要望あればお気軽にご相談ください。